Conservazione digitale dei documenti: quali vantaggi?
La conservazione digitale dei documenti presenta numerosi vantaggi.
Dal risparmio di carta, con conseguente impatto sull’ambiente, a quello relativo alle ore di lavoro e all’usura di supporti come stampanti e archivi.
Negli anni in cui la maggior parte delle persone si informa e archivia i propri documenti su supporti digitali (hard disk, tablet, smartphon, ecc) sembra assurdo soffermarsi ancora sull’importanza e sui vantaggi della dematerializzazione dei documenti.
Eppure la conservazione digitale dei documenti non è così scontata. Basta pensare agli scaffali di molte aziende ancora pieni di faldoni e documenti in cartaceo.
La maggior parte dei documenti oggi può essere archiviata in formato digitale (report, note spese, fatture), con conseguenti vantaggi dal punto di vista ambientale, degli ingombri in termini di spazio oltre che di possibilità di errore che con una corretta gestione elettronica dei documenti potrebbero essere evitati.
Non tutti sanno che sono gli stessi governi a spingere verso la conservazione digitale dei documenti, con delle tappe ben precise che hanno iniziato a delinearsi fin dal 2013.
La Pubblica Amministrazione è quella che certamente deve fare da traino nel sistema Paese, per questo motivo già da marzo 2015 è stata sottoposta all’obbligo di emettere fatture in formato elettronico, anche per i fornitori.
Tra il 1° luglio 2016 e il 1° gennaio 2017 l’Agenzia delle Entrate e il Ministero dell’Economia e delle Finanze metteranno a disposizione dei contribuenti dei servizi per gestire in modo più snello e digitalizzato la propria documentazione.
Le aziende dovrebbero iniziare a considerare quella che viene denominata come ‘digital trasformation‘ un’opportunità, per condividere i propri documenti, migliorare le relazioni e lo scambio di informazioni con clienti e fornitori, ottimizzando tempi e costi con la conseguente diminuzione degli errori.
Per questo sarebbe importante valutare e individuare in tempi brevi delle soluzioni che rispondano perfettamente alle proprie esigenze, per risolvere le criticità che comporta la gestione documentale analogica.
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